L’ancien syndic peut-il se faire payer après l’expiration de son mandat ?

Dans de nombreuses copropriétés, on observe le même scénario : le mandat du syndic arrive à échéance, l'assemblée ne se prononce pas immédiatement sur la marche à suivre et l'« ancien » syndic continue de s'occuper des factures, des fournisseurs, des travaux et des assemblées. À ce stade, la question se pose naturellement : doit-il être rémunéré pour cette période également ?

La réponse dépend de la manière dont la mission a été confiée, de ce qu’a décidé l’assemblée et du type d’activités qui ont été menées après l’expiration du mandat. La loi et les décisions judiciaires les plus récentes ont établi des limites assez claires, qu’il est utile de connaître pour éviter les surprises.

Qu'est-ce que la « prorogatio » du syndic ?

Lorsque l'on parle de syndic « en prorogation », on désigne la période allant de l'expiration du mandat à la nomination du nouveau syndic. Pendant ce laps de temps, le syndic sortant ne disparaît pas : il continue à s'occuper de la copropriété pour éviter qu'elle ne reste sans gestion.

La loi distingue toutefois deux aspects différents :

• la continuité des pouvoirs, c'est-à-dire la possibilité de continuer à accomplir les actes nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété ;
• le droit à une rémunération pour ce travail.

Sur le premier point, la jurisprudence admet que l’administrateur en prolongation puisse continuer à exercer les activités de gestion courante, jusqu’à la nomination de son successeur, précisément pour ne pas interrompre les services essentiels (services publics, nettoyage, entretien minimal).

En ce qui concerne la rémunération, en revanche, les orientations sont devenues beaucoup plus strictes.

Que dit la loi sur la rémunération du syndic ?

La réforme de la copropriété a établi certaines règles fondamentales, souvent ignorées :

• le mandat du syndic a une durée annuelle, renouvelable selon les modalités prévues par la loi ;
• au moment de la nomination (et de chaque renouvellement), la rémunération doit être indiquée de manière claire et détaillée, par écrit ;
• à la cessation de son mandat, le syndic est tenu de remettre les documents et de n'exercer que les activités urgentes pour éviter tout préjudice à la copropriété, sans droit à une rémunération supplémentaire.
• Les juges ont réaffirmé à plusieurs reprises que la forme n'est pas un détail : en l'absence d'accord écrit sur la rémunération, la nomination peut être considérée comme nulle et la rémunération n'est pas exigible sur la seule base du mandat.

Rémunération en cas de prolongation : quand elle est due et quand elle ne l'est pas

Ces dernières années, plusieurs tribunaux ont abordé la question de la rémunération de l'administrateur en cas de prolongation, aboutissant à des conclusions sévères :

• il ne suffit pas que l'administrateur continue à « s'occuper de la copropriété » pour avoir automatiquement droit à une rémunération ;
• il ne suffit pas d'insérer une rubrique générique « rémunération de l'administrateur » dans le compte rendu pour que cela vaille comme reconnaissance de dette ;
• souvent, seul le remboursement des frais justifiés engagés dans l'intérêt de la copropriété (par exemple, avances sur factures, versements de sa poche) est admis, mais pas une rémunération pour la gestion, en l'absence d'une nouvelle délibération claire.

Dans plusieurs cas, il a été précisé que la prolongation tacite du mandat ne peut se transformer en une sorte de « relation à durée indéterminée » rémunérée, sans que l'assemblée ne se prononce à nouveau sur la reconduction et la rémunération.

Le rôle (limité) du compte rendu de copropriété

Un autre point qui prête à confusion est le lien entre le bilan approuvé et le droit à une rémunération. De nombreux administrateurs soutiennent que, si l’assemblée a approuvé le compte rendu comprenant la rubrique « rémunération de l’administrateur », cela suffirait à démontrer que la copropriété a reconnu la dette.

Les décisions des juges vont dans le sens contraire :

• le compte rendu sert à dresser un état des recettes et des dépenses, mais ne constitue pas automatiquement une « promesse de paiement » ;
• l'approbation du bilan ne remplace pas une décision spécifique, indiquant clairement le montant dû au syndic et la période de référence ;
• si la nomination ou le renouvellement étaient viciés (parce que la rémunération n'avait pas été correctement définie), le simple bilan ne suffit pas à remédier au problème.

Que se passe-t-il si personne ne nomme le nouvel administrateur ?

Si l’assemblée ne procède pas à la nomination d’un nouvel administrateur, la situation ne reste pas « en suspens » indéfiniment. Quelques principes récurrents dans les décisions :

• à l’expiration du mandat, sans renouvellement formel, l’administrateur n’a en général pas droit à d’autres rémunérations ;
• la prorogatio sert à garantir une gestion minimale, et non à prolonger pendant des années un mandat rémunéré sans nouveau vote de l’assemblée ;
• la copropriété doit être mise face à ses responsabilités : soit elle reconduit le mandat par une délibération claire (y compris la rémunération), soit elle change de professionnel.

Si vous êtes copropriétaire

Si vous recevez une demande de paiement de la part d’un ancien administrateur pour une période postérieure à l’expiration de son mandat, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• existe-t-il une décision de nomination ou de renouvellement couvrant cette période, avec indication précise de la rémunération ?
• y a-t-il eu une délibération spécifique reconnaissant des sommes pour la gestion en prorogation, en plus du simple budget ?
• les sommes demandées sont-elles des remboursements de frais justifiés ou s'agit-il d'une rémunération « forfaitaire » pour la gestion ?

En l'absence de ces éléments, vous avez de solides raisons de contester au moins la partie relative à la rémunération, en demandant de limiter tout paiement éventuel aux seules dépenses réelles justifiées par des documents.

Si vous êtes administrateur

Si vous continuez à gérer une copropriété après l’expiration de votre mandat, il est important de savoir que :

• la prorogatio vous protège quant à la continuité de vos pouvoirs, mais ne vous garantit pas automatiquement une rémunération ;
• les activités urgentes restent dues, mais la loi les considère comme gratuites du point de vue de la rémunération, sauf remboursement des frais avancés ;
• pour éviter les litiges, il est fondamental que l’assemblée délibère explicitement tant sur votre confirmation que sur la rémunération, au moyen d’un document clair et détaillé.

En résumé

Le syndic « en prorogation » n’est pas un fantôme, mais il n’est pas non plus une personne pouvant percevoir des rémunérations illimitées sans mandat clair.

• La gestion peut se poursuivre pour garantir les services essentiels.
• La rémunération, en revanche, nécessite un titre précis : une nomination ou un renouvellement valides, avec une rémunération écrite et délibérée de manière transparente.

Connaître ces règles aide tant les copropriétaires que les administrateurs à agir avec plus d’assurance, en évitant d’une part les demandes infondées et d’autre part les attentes irréalistes.