In vielen Wohnanlagen spielt sich dasselbe ab: Das Mandat des Verwalters läuft aus, die Eigentümerversammlung entscheidet nicht sofort, wie es weitergehen soll, und der „alte“ Verwalter kümmert sich weiterhin um Rechnungen, Lieferanten, Arbeiten und Versammlungen. An dieser Stelle stellt sich natürlich die Frage: Muss er auch für diesen Zeitraum bezahlt werden?

Die Antwort hängt davon ab, wie der Auftrag erteilt wurde, was die Versammlung beschlossen hat und welche Tätigkeiten nach Ablauf der Amtszeit ausgeübt wurden. Das Gesetz und die jüngsten Gerichtsentscheidungen haben recht klare Grenzen gesetzt, die man kennen sollte, um Überraschungen zu vermeiden.

Was ist die „Prorogatio“ des Verwalters?

Wenn von einem Verwalter „in Verlängerung“ die Rede ist, ist damit der Zeitraum zwischen dem Ablauf des Mandats und der Ernennung des neuen Verwalters gemeint. In dieser Zeitspanne verschwindet der scheidende Verwalter nicht: Er kümmert sich weiterhin um die Wohnanlage, um zu verhindern, dass sie ohne Verwaltung bleibt.

Das Gesetz unterscheidet jedoch zwischen zwei verschiedenen Aspekten:

• der Kontinuität der Befugnisse, d. h. der Möglichkeit, weiterhin die für das Funktionieren der Wohnanlage notwendigen Handlungen vorzunehmen;
• dem Anspruch auf Vergütung für diese Arbeit.

Was den ersten Punkt betrifft, so räumt die Rechtsprechung ein, dass der Verwalter in Verlängerung die Tätigkeiten der ordentlichen Verwaltung bis zur Ernennung des Nachfolgers weiterführen darf, gerade um die wesentlichen Dienstleistungen (Versorgung, Reinigung, minimale Instandhaltungsarbeiten) nicht zu blockieren.

Was die Vergütung betrifft, sind die Vorgaben hingegen deutlich strenger geworden.

Was sagt das Gesetz zur Vergütung des Verwalters?

Die Reform des Wohnungseigentumsrechts hat einige grundlegende Regeln festgelegt, die oft ignoriert werden:

• Das Mandat des Verwalters hat eine jährliche Laufzeit und ist gemäß den gesetzlich vorgesehenen Modalitäten verlängerbar;
• Bei der Ernennung (und bei jeder Verlängerung) muss die Vergütung klar und detailliert schriftlich angegeben werden;
• Bei Beendigung des Mandats ist der Verwalter verpflichtet, die Unterlagen zu übergeben und nur die dringenden Tätigkeiten auszuführen, um Schäden an der Wohnanlage zu vermeiden, ohne Anspruch auf weitere Vergütungen.
• Die Richter haben mehrfach bekräftigt, dass die Form kein Detail ist: Fehlt eine schriftliche Vereinbarung über die Vergütung, kann die Ernennung als nichtig angesehen werden und die Vergütung ist nicht allein aufgrund des Mandats einforderbar.

Vergütung bei Verlängerung: Wann ist sie fällig und wann nicht?

In den letzten Jahren haben sich verschiedene Gerichte mit der Frage der Vergütung des Verwalters bei Verlängerung befasst und sind zu strengen Schlussfolgerungen gelangt:

• Es reicht nicht aus, dass der Verwalter sich weiterhin „um die Wohnanlage kümmert“, um automatisch Anspruch auf eine Vergütung zu haben;
• es reicht nicht aus, einen allgemeinen Posten „Verwaltungsvergütung“ in den Jahresabschluss aufzunehmen, damit dies als Schuldanerkenntnis gilt;
• oft wird lediglich die Erstattung der belegten Ausgaben anerkannt, die im Interesse der Wohnanlage entstanden sind (z. B. Vorschüsse für Rechnungen, Zahlungen aus eigener Tasche), jedoch keine Vergütung für die Verwaltung, sofern kein neuer, klarer Beschluss vorliegt.

In mehreren Fällen wurde klargestellt, dass die stillschweigende Verlängerung des Mandats nicht zu einer Art unbefristetem, vergütetem „Arbeitsverhältnis“ werden kann, ohne dass die Versammlung erneut über die Wiederbestätigung und die Vergütung entscheidet.

Die (begrenzte) Rolle des Jahresabschlusses der Wohnanlage

Ein weiterer Punkt, der Verwirrung stiftet, ist der Zusammenhang zwischen genehmigtem Jahresabschluss und Anspruch auf Vergütung. Viele Verwalter behaupten, dass, wenn die Versammlung den Jahresabschluss mit dem Posten „Verwaltervergütung“ genehmigt hat, dies ausreiche, um zu belegen, dass die Wohnanlage die Schuld anerkannt hat.

Die Entscheidungen der Richter gehen in die entgegengesetzte Richtung:

• Der Jahresabschluss dient dazu, Einnahmen und Ausgaben abzubilden, ist aber nicht automatisch ein „Zahlungsversprechen“;
• die Genehmigung des Jahresabschlusses ersetzt keinen spezifischen Beschluss, der den dem Verwalter zustehenden Betrag und den Bezugszeitraum klar angibt;
• wenn die Ernennung oder Verlängerung fehlerhaft war (weil die Vergütung nicht korrekt festgelegt wurde), reicht der einfache Jahresabschluss nicht aus, um das Problem zu beheben.

Was passiert, wenn niemand den neuen Verwalter ernennt?

Wenn die Versammlung keinen neuen Verwalter ernennt, bleibt die Situation nicht auf unbestimmte Zeit „in der Schwebe“. Einige wiederkehrende Grundsätze in den Entscheidungen:

• Bei Ablauf des Mandats hat der Verwalter ohne formelle Verlängerung im Allgemeinen keinen Anspruch auf weitere Vergütungen;
• die prorogatio dient dazu, eine Mindestverwaltung zu gewährleisten, nicht dazu, ein bezahltes Mandat ohne eine neue Abstimmung der Versammlung über Jahre hinweg zu verlängern;
• die Eigentümergemeinschaft muss mit ihrer Verantwortung konfrontiert werden: Entweder sie bestätigt den Verwalter durch einen klaren Beschluss (einschließlich der Vergütung) oder sie wechselt den Fachmann.

Wenn Sie Miteigentümer sind

Wenn Sie eine Zahlungsaufforderung von einem ehemaligen Verwalter für einen Zeitraum nach Ablauf des Mandats erhalten, können Sie sich fragen:

• Gibt es einen Beschluss zur Ernennung oder Verlängerung, der diesen Zeitraum abdeckt, mit genauer Angabe der Vergütung?
• Gab es einen spezifischen Beschluss, der Beträge für die Verlängerung der Verwaltung über den einfachen Jahresabschluss hinaus vorsieht?
• Handelt es sich bei den geforderten Beträgen um belegte Spesenrückerstattungen oder um eine „pauschale“ Vergütung für die Verwaltung?

Fehlen diese Elemente, hast du triftige Gründe, zumindest den Teil bezüglich der Vergütung anzufechten und zu verlangen, dass eine eventuelle Zahlung auf die durch Belege nachgewiesenen Auslagen beschränkt wird.

Wenn Sie Verwalter sind

Wenn Sie eine Wohnanlage nach Ablauf Ihres Mandats weiterverwalten, ist es wichtig zu wissen, dass:

• die prorogatio Ihnen zwar die Kontinuität Ihrer Befugnisse sichert, Ihnen aber nicht automatisch eine Vergütung garantiert;
• dringende Tätigkeiten sind zwar weiterhin fällig, werden aber vom Gesetz aus Vergütungssicht als unentgeltlich betrachtet, abgesehen von der Erstattung vorab getätigter Ausgaben;
• Um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, ist es unerlässlich, dass die Versammlung sowohl Ihre Bestätigung als auch die Vergütung ausdrücklich in einem klaren und detaillierten Dokument beschließt.

Zusammenfassung

Der Verwalter „in Verlängerung“ ist kein Phantom, aber auch keine Person, die ohne klares Mandat unbegrenzte Vergütungen ansammeln kann.

• Die Verwaltung kann fortgesetzt werden, um die wesentlichen Dienstleistungen zu gewährleisten.
• Die Vergütung hingegen erfordert einen konkreten Titel: eine gültige Ernennung oder Verlängerung mit einer schriftlich festgelegten und transparent beschlossenen Vergütung.

Die Kenntnis dieser Regeln hilft sowohl den Wohnungseigentümern als auch den Verwaltern, sicherer zu agieren und unbegründete Forderungen auf der einen Seite sowie unrealistische Erwartungen auf der anderen Seite zu vermeiden.